Een overvol magazijn is geen luxeprobleem. Zomerpiek of niet. Als de voorraad in uw magazijn van boven tot onder uitpuilt, ontstaat er chaos. In zo’n magazijn is het lastig om de kwaliteit van de logistieke dienstverlening op peil te houden. Bovendien levert deze ‘ongecontroleerde rotzooi’ gevaarlijke situaties op voor uw medewerkers. Veel bedrijven gaan uit van een gemiddelde bezetting en spelen onvoldoende in op piekmomenten. Hoe stemt u de capaciteit en inrichting van uw magazijn af op een toenemende vraag? In dit blogartikel zetten we de ins en outs van efficiënte magazijninrichting tijdens het hoogseizoen op een rij.
Extra capaciteit of niet?
Wat onderneemt u als een overvol magazijn de efficiëntie, de kwaliteit en de veiligheid van een logistieke operatie in gevaar brengt? Een piekmoment – door de verkoop van seizoensproducten – is meer dan een capaciteitsprobleem. Huren van extra magazijnruimte zorgt niet altijd voor de gewenste oplossing. Onder het mom van ‘pappen en nathouden’ verlegt u het probleem naar een andere locatie. Wilt u een kink in de logistieke kabel structureel voorkomen? Investeer dan in het samenspel tussen software, personeelsbezetting, inrichting, capaciteit en intern transport. Met onderstaande, beproefde tips – in willekeurige volgorde – geeft u twaalf maanden per jaar een impuls aan de efficiëntie, de kwaliteit en de veiligheid van uw logistieke processen.
Tip 1: Evalueer en analyseer: meten is weten
Het bekende spreekwoord ‘meten is weten’ vormt de basis als u met de inrichting van uw magazijn wilt inspelen op pieken. Bent u vooraf op de hoogte van de verwachte vraag naar goederen, orders of voorraden? Kunt u het verwachte volume in kaart brengen, uitgesplitst naar dagen, weken of maanden? Zo is het slim om piekperiodes in voorgaande jaren uitgebreid te evalueren. Het maken van een capaciteitsanalyse helpt om goed beslagen ten ijs te komen. U treft tijdig de benodigde maatregelen en u schakelt op tijd externe professionals in om verwachte knelpunten het hoofd te bieden. Vanzelfsprekend maakt u bij deze evaluatie en capaciteitsanalyse gebruik van een professioneel warehouse managementsysteem (WMS).
Tip 2: Vergroot de opslagdichtheid
In veel magazijnen hebben palletlocaties dezelfde hoogte. De maximale pallethoogte van een logistieke operatie is hierbij richtinggevend. Deze inrichting lijkt flexibel, maar is het niet. Als niet alle pallets de maximale pallethoogte hebben, gaat er veel opslagruimte verloren. Verstandiger is het om de hoogte van de inkomende pallets continu kritisch te beoordelen en te analyseren. Vervolgens is het de kunst om de hoogte van de opslaglocaties hierop aan te passen. Met een hogere opslagdichtheid kunt u meer pallets in het magazijn kwijt. Gebruik een WMS voor de automatische toewijzing van pallets aan de best passende opslaglocatie.
Tip 3: Ruim de voorraad op
In sommige magazijnen liggen veel te veel producten of artikelen op voorraad. Het is de vraag of het noodzakelijk is om deze voorraad aan te houden. Sommige artikelen liggen te verstoffen of worden maar enkele keren per jaar verkocht. Het loont de moeite om een kritische blik te (laten) werpen op de voorraad. Het is zonde van de opslagcapaciteit als u te veel ‘langzaam lopende’ producten op voorraad legt. Als u een professioneel WMS gebruikt, krijgt u met een paar drukken op de knop een goed overzicht van de hardlopers en de producten die niet of nauwelijks verkocht worden. Bij capaciteitsproblemen in het hoogseizoen is het belangrijk dat u afscheid neemt van deze laatste categorie. Op het eerste gezicht lijkt dat kapitaalvernietiging. Niets is minder waard. Ruimte in een magazijn is kostbaar. Bovendien leveren ‘dode’ producten geen omzet op.
Tip 4: Afstemming en training (extra) magazijnmedewerkers
Soms wordt er neerbuigend aangekeken tegen het werk van de magazijnmedewerker. Bij piekmomenten blijkt dat deze functie een vak apart is. Om piekmomenten op te vangen, is het cruciaal dat het magazijn als een geoliede machine loopt. Magazijnmedewerkers vertolken hierin een belangrijke rol. Hoogconjunctuur in het magazijn vraagt om meer dan de inzet van vakantiekrachten of flexmedewerkers. Het is cruciaal dat nieuwe medewerkers precies weten wat er van hen verwacht wordt. Ruim dus voldoende tijd in voor een goede training en begeleiding van de (tijdelijke) medewerkers. Zo voorkomt u ook onveilige situaties op de werkvloer. Daarnaast is het belangrijk om de extra personeelscapaciteit naadloos af te stemmen op de behoefte. Een professioneel WMS zorgt wederom voor het broodnodige inzicht. Waarborg tenslotte dat er op sleutelposities in het magazijn altijd ervaren krachten staan. Met bovenstaande maatregelen bereidt u zich voor op knelpunten, maakt u de juiste werkroosters en hoeft u niet bang te zijn dat medewerkers met de armen over elkaar toekijken.
Tip 5: Kies de juiste intern transportmiddelen
Om pieken en dalen in het magazijn op te vangen, is het de normaalste zaak van de wereld dat het interne transport op rolletjes loopt. Vaak is de transportfactor een kostenpost op een ondergeschoven kindje. Wie een blik werpt op de logistieke processen, ziet een komen en gaan van goederen. Als producten op pallets staan, is het cruciaal om voor het verplaatsen en opslaan gebruik te maken van de juiste interne transportmiddelen, die passen bij de logistieke processen in uw magazijn. Snelheid, capaciteit, ruimte in de gangpaden en de draaicirkel spelen een doorslaggevende rol in de keuze van de juiste handpallettrucks, vorkheftrucks, orderpickers of stapelaars.
Tip 6: Houd levertijden in de gaten
Om op tijd te kunnen leveren, moeten er voldoende producten of artikelen op voorraad liggen. Hoe langer de levertijd, hoe hoger de voorraad. Dat is geen hogere wiskunde. Als uw leverancier lange levertijden heeft, is voldoende voorraad nodig om de tijd tot de volgende levering te overbruggen. Vaak is het zinvol om kritisch naar uw leveranciers te kijken. Vindt de productie plaats in het Verre Oosten of zit uw leverancier om de hoek in Nederland? Wellicht is een leverancier dicht bij huis een stuk duurder dan zijn Aziatische collega. De kans is grot dat de lagere voorraad- en opslagkosten het verschil met de inkoopkosten goed maken. Bovendien verkleint u zo de kans op ‘dode’ voorraad. Zijn er geen alternatieven voorhanden? Ga dan in gesprek met uw leverancier. Wellicht zijn kortere levertijden bespreekbaar.
Tip 7: Maak een goed inrichtingsplan
Tijdens piekmomenten lijkt de goederenstroom in een magazijn veel op een verkeersknooppunt in de ochtend- of avondspits. Om files, opstoppingen en onveilige situaties te voorkomen, is het belangrijk dat iedereen (leveranciers, transporteurs, heftruckchauffeurs, orderpickers) hun plek in het magazijn kennen en de juiste route volgen. Met een professioneel inrichtingsplan gaat u de knelpunten te lijf en zorgt u voor een vlekkeloze voortgang. Leg bijvoorbeeld producten die veel verkocht worden bij elkaar in de buurt en vooraan in het magazijn. Vergroot de efficiëntie met een logische nummering van stellingen en gangpaden. Maak de paden breed genoeg, zodat heftrucks, orderpickers en stapelaars elkaar kunnen passeren. Ontbreekt hiervoor de ruimte? Stel dan eenrichtingsverkeer in.
Meer weten over inrichting magazijnen?
Met bovenstaande beproefde tips geeft u tijdens piekmomenten in het magazijn een impuls aan de efficiëntie, de kwaliteit en de veiligheid van uw logistieke processen. Ongetwijfeld zijn er nog meer maatregelen te noemen. We houden ons aanbevolen voor uw ervaringen. Wilt u meer weten over magazijninrichting op maat? Onze adviseurs geven u graag tekst en uitleg. Interesse? Neem via +31 40 251 73 99 of info@fhs.nl contact op om een afspraak te maken.